Die KöllnService GmbH versteht sich als zuverlässiger IT- und Compliance-Dienstleister mit Sitz in Köln. Unser Trust Center bietet Ihnen einen transparenten Überblick über unsere Sicherheits-, Datenschutz- und Compliance-Maßnahmen. Ziel ist es, Vertrauen zu schaffen, regulatorische Anforderungen zu erfüllen und Ihnen jederzeit die Sicherheit zu geben, dass Ihre Daten bei uns in besten Händen sind.
// Achtung im Aufbau bis 15.10.2025
Sicherheit
Unsere Sicherheitsstrategie basiert auf einem mehrschichtigen Schutzkonzept:
- Informationssicherheits-Managementsystem (ISMS) gemäß ISO/IEC 27001
- Technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs) zur Absicherung aller Systeme
- Sicherheitshinweise zur Nutzung unserer Dienste, dokumentiert im Trust Center_Sicherheit_Sicherheitshinweise zur Nutzung
- Regelmäßige Audits und Penetrationstests zur Schwachstellenanalyse
Datenschutz
Datenschutz ist für uns mehr als eine gesetzliche Pflicht – es ist Teil unserer Unternehmensidentität:
- DSGVO-konforme Prozesse in allen Bereichen
- Muster-Datenschutzerklärungen für Kunden, z. B. im Trust Center_Datenschutz_Datenschutzerklärung Muster für Kunden
- Spezielle Regelungen für Social Media und Plattformen wie TikTok, wie in internen Leistungsnachweisen dokumentiert
Compliance
Unsere Compliance-Maßnahmen sind branchenspezifisch und skalierbar:
- Branchenbezogene Compliance-Module für Automobil, Retail und Gesundheitssektor
- Vertragsmodelle und Zertifikate wie ISO 27001, DPA, MCA-E, dokumentiert in Präsentationen und Whitepapers
- Verantwortungsvolle Offenlegung und Subprozessoren-Management nach internationalen Standards
Transparenz & Kommunikation
Wir setzen auf offene Kommunikation und klare Strukturen:
- Produktbeschreibung und Trust Center-Gliederung im Trust Center_Allgemein_Beschreibung des Produktes
- TrailerConnect Trust Center als Beispiel für kundenindividuelle Umsetzung
- Direkte Kommunikation mit Kunden, z. B. über AW: Trust Center – Trailer Connect
Zugriff und Dokumentation
Alle relevanten Dokumente, Zertifikate und Richtlinien sind zentral verfügbar:
- Whitepaper zu Governance und Microsoft Loop mit Fokus auf Datenschutz und Informationssicherheit
- Verlinkung zum Microsoft Service Trust Portal für zusätzliche Ressourcen
Zertifizierungen
der Dienstleister
Wir achten bei der Auswahl nun Nutzung der Dienstleister auf folgende Zertifizierungen:
- ISO 27001
- ISO 27018
- TISAX
der KöllnService GmbH
Wir selber besitzen ein ISMS (Informationssicherheitsmanagement) und ein DMS (Datenschutzmanagementsystem), welches jährlich aktualisiert wird. Wir arbeiten mit unseren KollegInnen an den Systemen sogar monatlich, um die interne Ausbildung zu gewährleisten.
geplante Zertifizierungen
Wir bereiten uns gerade auf die ISO 27001 vor.
im Prozess der Zertifizierung
Wir sind im Prozess zum Abschluss der TISAX Level 2 Zertifizierung,
Unterauftragnehmer
// In Aktualisierung 07.10.2025
Wir setzen ebenfalls verschiedene Unterauftragnehmer ein. Alle Unterauftragnehmer werden im Bereich der Compliance geprüft, wie wir auch für unsere Kunden deren Unterauftragnehmer prüfen.
| Unternehmen | Adresse und Kontaktperson | ADV | Verarbeitung | Datenkategorien | Hinweise |
| Microsoft Irland Inc. | vorhanden (DPA, 01.09.2025) | Europa, Moderner Arbeitsplatz, CRM System, HR System, Security, Purview/Compliance | alle | entsprechende TOMs, DSFA | |
| QNAP | vorhanden, 01.05.2025 | Notfall, Hosting für E-mail und Co. | alle | entsprechende TOMs, DSFA | |
| Synology | vorhanden 21.12.2023 | Backup | alle | entsprechende TOMs, DSFA | |
| IONOS SE | vorhanden, 05.07.2018 | Hosting der Webseiten | IP, Logs, Geodaten | entsprechende TOMs | |
| Lexware | vorhanden 02.02.2022 | Buchhaltung | Finanzdaten, Kontaktdaten der Firmenkunden | entsprechende TOMs, DSFA |
Schulungen und Ausbildung bei der KöllnService GmbH
Schulung, Aus- und Weiterbildung sind ein wichtiges Gut und Prinzip bei der KöllnService GmbH. Im Rahmen dessen haben unsere MitarbeiterInnen Freitags oder auch Freitagnachmittag und nach Wahl auch Montagvormittag Zeit für Fortbildungen.
Wir fördern:
- MCT Zertifikate
- CISP Zertfikate
- MVP und RD Tätigkeiten / Community Allgemein
- Reisen zu Konferenzen wie Ignite und BUILD
Kontakt
Für Fragen, Anfragen zu Dokumenten oder individuelle Beratung stehen wir Ihnen jederzeit zur Verfügung:
KöllnService GmbH
Am Linder Kreuz 67
51147 Köln
Web: www.koellnservice.de
E-Mail: kontakt@koellnservice.de
Telefon: 01577 6024299